Quy trình bổ sung tài liệu

Bước

Cách thực hiện

Đơn vị thực viện

1

Cán bộ bổ sung sưu tầm, tập trung danh mục sách, tài liệu mới do các nhà cung cấp gửi đến. Căn cứ danh sách các môn học theo đề cương giảng dạy của khoa, Ban để phân chia danh mục sách theo từng đơn vị

Thư viện

2

Định kỳ vào quý 1 và quý 3 hoặc tùy tình huống thực tế, Thư viện sẽ gửi Khoa, Ban danh mục sách tổng hợp, đính kèm thông báo về việc chọn sách mua cho Thư viện bao gồm các thông tin: hướng dẫn cung cấp thông tin trong trường hợp đề nghị ngoài danh mục sách thư viện gửi; thời hạn nộp lại cho Thư viện (thường là 10 ngày kể từ ngày Thư viện gửi thông báo). Đối với cơ sở dữ liệu, gửi kèm hướng dẫn dùng thử (nếu có).

Thư viện

3

Chọn sách trong danh mục Thư viện đã gửi hoặc đề nghị thêm những sách, tài liệu khác nhưng cần cung cấp đầy đủ thông tin về tên nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản. Chủ nhiệm Khoa ký xác nhận trong danh mục yêu cầu và gửi lại cho Thư viện

Khoa, Ban

4

Tổng hợp từ các yêu cầu bổ sung của Khoa, Ban và Phiếu yêu cầu bổ sung sách qua cổng thông tin thư viện; qua mail lib@stu.edu.vn hoặc gửi trực tiếp tại Thư viện

Thư viện

5

Tra trùng để xác định đầu mục và số lượng cần bổ sung, lập danh mục sách.

Thư viện

6

Liên hệ đến các nhà cung cấp trực tiếp qua điện thoại hoặc email để yêu cầu báo giá danh mục sách đã được tổng hợp, nhận phản hồi trực tiếp qua email từ các nhà cung cấp.

Thư viện

7

Dựa trên báo giá của các nhà cung cấp gửi về, chọn đơn vị uy tín và có giá hợp lý nhất, lập danh mục, tổng hợp kinh phí, soạn tờ trình xin sử dụng kinh phí tương ứng với yêu cầu bổ sung của các cá nhân, Thư viện, Khoa, Ban. Trình Ban giám hiệu kiểm tra, phê duyệt

Thư viện

8

Ban Giám hiệu phê duyệt

Hành chính Quản trị

9

Căn cứ theo danh mục tổng hợp đã được Ban giám hiệu duyệt, Thư viện liên hệ và gửi danh mục đặt tài liệu đến nhà cung cấp qua email hoặc đặt hàng online, mua trực tiếp đối với những sách độc quyền, đơn vị cung cấp không có dịch vụ giao hàng tận nơi.

Tiến hành các thủ tục liên quan tới hợp đồng mua bán (đối với danh mục tài liệu đặt hàng có giá trị trên 20.000.000đồng. Thực hiện giao nhận theo đúng số lượng, chất lượng tài liệu và số tiền

Thư viện

10

Cung cấp hồ sơ theo qui định để Phòng Kế hoạch Tài chính thanh toán cho nhà cung cấp

Thư viện, Phòng Kế hoạch Tài chính

11

Cán bộ Thư viện thực hiện biên mục, cập nhật tài liệu vào phần mềm thư viện, đưa tài liệu mới lên trang web stu.edu.vn.

Thư viện

12

Lưu chứng từ bổ sung

Thư viện